Chi Gestisce Questi Dati

cybe-rorbitstack, con sede operativa in Via Generale G. Arimondi, 5, Palermo, rappresenta il responsabile di quanto descritto in questo documento. Ogni decisione riguardante la conservazione, l'utilizzo e la protezione delle informazioni ricevute passa attraverso le nostre procedure interne.

Quando parliamo di "dati", intendiamo le informazioni che permettono di riconoscere una persona specifica o di entrare in contatto con essa. Non tutti i dettagli hanno lo stesso peso: un indirizzo email professionale racconta meno di un documento di identità, ma entrambi ricevono attenzione adeguata al loro significato.

Come Arrivano le Informazioni

Le informazioni entrano nel nostro sistema attraverso percorsi diversi. Alcuni dati arrivano direttamente: quando un potenziale cliente compila il modulo di contatto, invia una email o telefona al numero indicato. Altri dettagli emergono durante l'interazione con il sito web, attraverso elementi tecnici necessari al funzionamento della piattaforma.

• Comunicazioni dirette: Nome, cognome, recapito telefonico, indirizzo di posta elettronica, denominazione aziendale quando rilevante. Questi elementi ci permettono di rispondere alle richieste e di mantenere un dialogo professionale.
• Dettagli operativi: Durante la fornitura di servizi di ottimizzazione dei processi aziendali, riceviamo informazioni relative all'organizzazione del cliente, alle sue necessità specifiche, ai flussi di lavoro esistenti. La natura di questi dati varia considerevolmente da un progetto all'altro.
• Elementi tecnici: Indirizzo IP, tipologia di dispositivo utilizzato, comportamento di navigazione sul sito. Questi dati servono principalmente a garantire il funzionamento corretto della piattaforma e a identificare eventuali problemi tecnici.

Non acquistiamo liste di contatti. Non riceviamo dati da broker informativi. Ogni informazione presente nei nostri archivi proviene da un'interazione diretta o da una necessità operativa legata alla fornitura dei nostri servizi.

Motivazioni e Finalità

Le informazioni non vengono conservate per principio, ma per ragioni concrete che cambiano a seconda del tipo di relazione.

Quando inizia una collaborazione professionale, le informazioni diventano più articolate. Comprendere i processi aziendali del cliente significa acquisire dettagli sui suoi flussi operativi, sulle criticità esistenti, sugli obiettivi di ottimizzazione. Questi elementi costituiscono il materiale di lavoro essenziale per progettare interventi efficaci.

I dati tecnici del sito web servono per diagnosticare malfunzionamenti, comprendere quali sezioni risultano poco chiare agli utenti, identificare pattern di navigazione che suggeriscono problemi di usabilità. Non abbiamo interesse a profilare abitudini individuali, ma a capire se il sito comunica efficacemente.

La base giuridica cambia secondo il contesto. Le richieste di contatto si fondano sul consenso esplicito fornito attraverso l'invio del modulo. L'erogazione dei servizi si basa sull'esecuzione contrattuale. Gli elementi tecnici del sito rientrano nel legittimo interesse a mantenere una piattaforma funzionale e sicura.

Gestione Operativa e Accesso

All'interno di cybe-rorbitstack, l'accesso alle informazioni segue il principio della necessità operativa. Chi gestisce le richieste iniziali visualizza i contatti. Chi lavora sui progetti accede ai dettagli aziendali dei clienti. Chi si occupa di aspetti tecnici interagisce con i dati di funzionamento del sito.

Nessun archivio generale raccoglie tutto. Le informazioni risiedono nei sistemi pertinenti: le email nella casella di posta, i documenti di progetto negli strumenti di collaborazione, i dati tecnici nei log del server. Questa distribuzione non nasce da una strategia di sicurezza (anche se contribuisce), ma dalla logica di lavoro quotidiana.

• I fornitori di hosting hanno accesso tecnico ai server, ma non esaminano i contenuti se non per risolvere problemi specifici
• Gli strumenti di posta elettronica processano i messaggi per consegnarli correttamente
• I sistemi di backup creano copie delle informazioni per prevenire perdite accidentali

Quando un progetto richiede competenze esterne, i dati necessari vengono condivisi con collaboratori selezionati. Questo avviene attraverso accordi che specificano limiti d'uso e obblighi di riservatezza. Non trasferiamo informazioni per finalità commerciali, promozionali o di analisi di mercato verso terze parti.

Flussi Internazionali

La tecnologia digitale comporta inevitabilmente movimenti di dati oltre i confini nazionali. Il server che ospita questo sito risiede in una struttura europea. I servizi di posta elettronica utilizzano infrastrutture distribuite geograficamente. Alcuni strumenti di collaborazione hanno data center in paesi extra-UE.

Quando informazioni transitano verso destinazioni fuori dall'Unione Europea, verifichiamo che esistano garanzie adeguate: decisioni di adeguatezza della Commissione Europea, clausole contrattuali standard, certificazioni riconosciute. Non è una questione di fiducia cieca nei fornitori, ma di costruire catene di responsabilità verificabili.

Protezione e Sicurezza

La sicurezza delle informazioni non è uno stato, ma un'attività continua che coinvolge scelte tecniche e comportamenti umani. I dati in transito viaggiano attraverso connessioni cifrate. Gli archivi risiedono su sistemi protetti da credenziali di accesso. I backup vengono conservati in copie multiple per prevenire perdite definitive.

Ma la tecnologia rappresenta solo metà della risposta. L'altra metà riguarda come lavoriamo: limitare gli accessi alle informazioni, verificare regolarmente le configurazioni di sicurezza, formare il team sui rischi informatici, rispondere rapidamente quando qualcosa non funziona come dovrebbe.

Durata della Conservazione

Le informazioni non rimangono indefinitamente nei nostri sistemi. La durata dipende dalla natura della relazione e dalle necessità operative concrete.

• Richieste di contatto senza seguito: Conserviamo i dettagli per sei mesi, permettendo di riprendere conversazioni interrotte o di rispondere a richieste successive dallo stesso soggetto. Trascorso questo periodo, le informazioni vengono eliminate.
• Collaborazioni attive: Durante l'erogazione dei servizi, manteniamo tutti i dati necessari al lavoro. Questo include documenti di progetto, comunicazioni, analisi, materiali prodotti.
• Progetti conclusi: Dopo il termine di una collaborazione, conserviamo la documentazione essenziale per due anni. Questo permette di rispondere a domande successive, fornire assistenza post-progetto, gestire eventuali contestazioni. I materiali operativi dettagliati vengono eliminati progressivamente.
• Obblighi fiscali e contabili: La documentazione rilevante per questi aspetti rimane archiviata per i periodi previsti dalla normativa italiana, tipicamente dieci anni.

I dati tecnici del sito hanno cicli più brevi. I log di accesso vengono conservati per tre mesi, sufficienti per identificare problemi ricorrenti o attività sospette. Le statistiche aggregate sopravvivono più a lungo perché non contengono riferimenti a persone specifiche.

Diritti delle Persone Interessate

Chi ci ha fornito informazioni personali mantiene controllo su di esse attraverso una serie di prerogative concrete:

• Accesso: Chiedere quali dati conserviamo, per quali finalità, per quanto tempo, con chi sono stati condivisi. Forniamo queste informazioni in formato comprensibile entro un mese dalla richiesta.
• Rettifica: Segnalare informazioni errate o incomplete per ottenerne la correzione. Questo vale particolarmente per dettagli di contatto o elementi aziendali che cambiano nel tempo.
• Cancellazione: Richiedere l'eliminazione delle informazioni quando non esistono più motivi legittimi per conservarle. Dobbiamo mantenere solo ciò che obblighi legali o contrattuali impongono.
• Limitazione: Bloccare temporaneamente l'utilizzo dei dati mentre si verificano contestazioni sulla loro accuratezza o legalità del trattamento.
• Opposizione: Rifiutare specifici utilizzi delle informazioni, particolarmente quando si fondano sul legittimo interesse anziché su consenso o obblighi contrattuali.
• Portabilità: Ottenere i propri dati in formato strutturato e leggibile da dispositivi automatici, per trasferirli altrove se desiderato.

Questi diritti non sono assoluti. Esistono situazioni dove obblighi legali o contrattuali prevalgono sulle richieste individuali. Ma la regola generale è che le persone mantengono controllo sulle proprie informazioni.

Esercitare questi diritti richiede semplicemente di contattarci attraverso i canali indicati alla fine di questo documento. Verifichiamo l'identità del richiedente per prevenire accessi non autorizzati, poi procediamo con le azioni richieste entro i tempi previsti dalla normativa.

Modifiche a Questa Informativa

Le prassi descritte in questo documento riflettono la nostra operatività attuale. Cambiamenti nei servizi offerti, nell'organizzazione interna, negli strumenti tecnologici utilizzati o nelle normative applicabili possono richiedere aggiornamenti.

Quando modifichiamo contenuti sostanziali, aggiorniamo la data in cima al documento e pubblichiamo la versione rivista su questa pagina. Per cambiamenti significativi che alterano diritti o modalità di trattamento, inviamo comunicazioni dirette alle persone i cui dati sono già presenti nei nostri archivi.

La versione più recente rimane sempre disponibile all'indirizzo di questa pagina. Consultarla periodicamente permette di rimanere informati su come gestiamo le informazioni personali.

Decisioni Automatizzate

Non utilizziamo sistemi di decisione automatizzata che producono effetti giuridici o impatti significativi sulle persone. Nessun algoritmo decide autonomamente se accettare un progetto, quali servizi offrire, quali condizioni applicare.

Strumenti informatici assistono alcune attività operative: filtri antispam per le email, sistemi di protezione contro accessi non autorizzati al sito, strumenti di analisi per identificare problemi tecnici. Ma queste funzioni non prendono decisioni che riguardano direttamente le persone.